Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
2. Mạng lới xe Bus và vai trò của nó trong hệ thống giao thông công cộng.
ở các thành phố hiện đại trên thế giới, phơng tiện vận tải hành khách công
cộng rất đa dạng và phong phú. Nếu xét một cách tổng thể, có thể phân hệ thống
giao thông đô thị thành 6 nhóm:
- Hệ thống ô tô Bus công cộng (Bus system transit).
- Hệ thống xe điện bánh hơi (Trollye bus).
- Taxi công cộng (kể cả minibus).
- Hệ thống vận tải khối lợng lớn (MassTransit System - MTS), MTS gồm: xe
điện bánh sắt (Tran Way), hệ thống tiền mêtrô (Premetro), xe điện ngầm (Subway
- Underground) và tàu ngoại thành (Sububan - rail - transit).
- Hệ thống phơng tiện đặc biệt (Cabin tự chạy, mônôray, xe cao tốc trên đệm
từ tính, )
- Hệ thống xe cá nhân (ôtô con, xe máy, xe đạp, ).
Tuy nhiên, đối với các thành phố có quy mô nhỏ và nhất là các thành phố của
các nớc đang phát triển thì có thể thấy loại hình xe Bus chiếm một vị trí quan
trọng.
Xe Bus là một trong những lực lợng chính để vận chuyển hành khách đi lại
trong thành phố. Nó có thể phục vụ hành khác ở nhiều điểm do tính linh hoạt và
cơ động cao hơn so với các phơng thức vận tải khác. Đặc biệt là đối với các thành
phố có mật độ dân c tập trung lớn, đang phát triển, khả năng đầu t cho giao thông
còn hạn chế, thì xe Bus thực sự trở thành đối tợng chính để lựa chọn. Bên cạnh đó
xe Bus rất phù hợp với các thành phố vừa mang tính chất cổ, vừa mang tích chất
mới. Ngoài ra, xe Bus là phơng thức tạo ra hiệu quả kinh tế cao nhất trong điều
kiện cờng độ luồng hành khách có công suất lớn theo thời gian và không gian. Bởi
vì trong giờ cao điểm luồng hành khách có công suất lớn nhng với năng suất vận
chuyển xe khá cao thì cũng đáp ứng đợc, ngợc lại trong giờ bình thờng với công
suất luồng hành khách trung bình và nhỏ thì xe Bus cũng có thể thích nghi một
cách tơng đối bằng cách rút ngắn tần suất chạy xe.
Trong hệ thống các phơng thức vận tải hành khách công cộng trong thành
phố thì ô tô Bus có vai trò trung gian trong việc chuyển đổi từ phơng thức vận
chuyển này sang phơng thức vận chuyển khác. Nh vậy, ô tô Bus là phơng tiện
dùng để phủ kín mạng lới vận tải hành khách công cộng trong thành phố. Đây
cũng chính là những u điểm của loại hình xe Bus. Những u điểm này là một yếu tố
quan trọng khiến cho xe Bus phát triển.
3. Đặc điểm của hoạt động vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về hệ thống giao thông công cộng nói
chung và mạng lới xe Bus nói riêng. Với tuỳ từng mục đích nghiên cứu khác nhau
mà ngời ta xem xét nó dới những góc độ khác nhau và do đó sẽ xem xét đặc điểm
của chúng theo những cách khác nhau. Tuy nhiên, có thể đa ra một số đặc điểm
5
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
chung của hoạt động vận tải hành khách công cộng bằng xe Bus mà nó ảnh hởng
tới công tác kiểm tra và giám sát.
Thứ nhất, xét về mặt kỹ thuật hoạt động vận tải hành khách công cộng có
công suất luồng hành khách lớn, mật độ di chuyển cao, luồng hành khách có sự
biến động lớn theo giờ trong ngày và theo chặng. Chính đặc điểm này dẫn tới vấn
đề về sự không phù hợp giữa cung và cầu. Mức cung ở đây khá cố định (mặc dù có
thể lớn) song cầu lại thay đổi thờng xuyên trong từng ngày (nhu cầu tăng lên vào
những giờ cao điểm). Mặt khác do phụ thuộc rất nhiều vào quỹ đất nên hoạt động
vận tải hành khách công cộng chỉ có thể trên cự ly ngắn với những tuyến đờng cố
định, các điểm đỗ trên tuyến các bến đậu, bến cuối là cố định.
Thứ hai, hoạt động vận tải hành khách công cộng mang tính xã hội hoá cao
và đầu t vào giao thông công cộng là cung ứng cho xã hội một sản phẩm dịch vụ
công cộng với lợng vốn đầu t lớn và thời gian thu hồi vốn lâu.
Dới góc độ nó là một sản phẩm công cộng cho nên giá vé luôn thấp hơn giá
thành, không mang lại lợi ích tài chính cho các nhà đầu t. Nói điều này bởi vì chi
phí đầu t cho hoạt động này là rất lơn, nếu tính giá vé sao cho nhà đầu t đạt hiệu
quả kinh tế của họ thì mọi ngời sẽ không sử dụng loại hình này bởi chi phí quá cao
và nh vậy thì lợi ích xã hội sẽ bị thiệt hại do những tổn thất về môi trờng, về trật tự
an toàn độ thị, Chính vì thế mà giao thông công cộng luôn đòi hỏi có sự khuyến
khích trong đầu t và thờng đợc do Nhà nớc quyết định. Tuy nhiên, nói nh thế
không có nghĩa rằng việc cung cấp này nhất thiết phải do các xí nghiệp quốc
doanh đảm nhận. Vấn đề cơ bản là ở chỗ Nhà nớc là ngời quyết định xem nên phát
triển loại hình gì, quy mô ra sao vì những quyết định này sẽ ảnh hởng đến lợi ích
của tất cả các nhóm dân c khác nhau trong cộng đồng đô thị.
Dới góc độ là một dịch vụ thì điều cần nói tới đầu tiên đó là chất lợng dịch
vụ. Có ngời đã nói rằng "chất lợng là quan toà của sự việc". "Chất lợng" ở đây là
một khái niệm tơng đối, nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh yếu tố tự nhiên, kỹ
thuật, môi trờng và cả thói quen của từng ngời. Tuy nhiên, có thể đa ra nhận thức
tổng quát về chất lợng dịch vụ của vận tải hành khách công cộng là tổng thể những
đặc điểm, đặc trng của sản phẩm dịch vụ, đợc biểu hiện bằng hệ thống các chỉ tiêu
kinh tế, xã hội và thông qua mức độ thoả mãn của hành khách khi sử dụng phơng
tiện. Nó bao gồm hai phần: Phần lợng hoá đợc nh: đảm bảo đúng giờ, chi phí bằng
tiền cho chuyến đi. Phần không lợng hoá đợc nh: múc độ thoải mái của hành
khách, mức độ tiện lợi khi sử dụng phơng tiện
Vấn đề chất lợng dịch vụ luôn là mối quan tâm đầu tiên đối với cả hành
khách và các nhà cung cấp dịch vụ.
- Quan điểm của hành khách cho rằng: Chất lợng dịch vụ của giao thông
công cộng là sự thoả mãn đồng thời các nhu cầu mong muốn khi sử dụng phơng
tiện trong điều kiện có hạn về khả năng thanh toán, chi phí thời gian và thói quen.
Nói chung hành khách khi sử dụng phơng tiện mong muốn đợc thoả mãn tối u nhu
cầu đi lại của mình trên cơ sở thói quen, khả năng chi phí tiền và thời gian giành
cho chuyến đi. Tuy nhiên, không có một tiêu chí rõ ràng nào để đánh giá chất lợng
6
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
của giao thông công cộng mà nó phụ thuộc vào đối tợng hành khách sử dụng và
mục đích sử dụng.
- Còn đối với các nhà tổ chức quản lý và đầu t thì tồn tại nhiều quan điểm
khác nhau. Có quan điểm cho rằng chất lợng dịch vụ chỉ đợc quan tâm trong thời
gian hành khách sử dụng phơng tiện đi lại trên đờng. Nhng cũng có quan điểm
khác cho rằng chất lợng đó không chỉ đợc xác định trong thời gian hành khách sử
dụng phơng tiện mà còn liên quan đến toàn bộ quá trình ngay từ khi xuất hiện nhu
cầu đi lại cho đến cả thái độ của khách hàng sau khi sử dụng phơng tiện.
Thứ ba, hoạt động vận tải hành khách công cộng có quá trình sản xuất và tiêu
thụ diễn ra đồng thời nên không có sản phẩm nhập kho. Ngoài ra, nó còn có đặc
điểm là không gian sản xuất rộng và phân tán.
Những đặc điểm nêu trên vừa chi phối quá trình xây dựng, tổ chức và quản lý
giao thông công cộng, vừa quyết định đến vai trò quan trọng của nó đối với nền
kinh tế quốc dân. Điều này cũng lý giải vì sao mà phát triển giao thông vận tải
phải đi trớc một bớc - một quy luật chung đối với tất cả các nớc trong quá trình
phát triển kinh tế - xã hội.
II. hệ thống kiểm tra đối với hệ thống giao Thông công
cộng bằng xe bus.
1. Kiểm tra và vai trò của kiểm tra.
1.1- Khái niệm kiểm tra:
Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản lý, từ ông chủ tịch tới ngời giám sát
viên. Một số nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp quên rằng trách nhiệm đầu tiên đối
với việc thực hiện kiểm tra thuộc về mỗi ngời quản lý mà họ đợc giao phó việc
thực thi các kế hoạch. Đôi khi do quyền lực của các nhà quản lý cấp cao và trách
nhiệm tổng hợp của họ, việc kiểm tra cấp cao nhất và các cấp phía trên đợc nhấn
mạnh tới mức mà mọi ngời cho rằng ở các cấp dới chỉ cần công việc kiểm tra ít
nhiều mà thôi. Mặc dầu quy mô của việc kiểm tra thay đổi theo cấp bậc của các
nhà quản lý nhng tại mọi cấp họ đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các
kế hoạch và do đó kiểm tra là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp. Vậy kiểm
tra là gì? Có nhiều định nghĩa về kiểm tra.
Theo quan điểm của Harold koontz - Oddorell và Heinz Weihrich thì kiểm
tra là đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện, nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu
này đã đang đợc hoàn thành.
Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là một quá trình theo dõi những hoạt động
để biết chắc là chúng đang đợc thực hiện đúng theo kế hoạch và để sửa chữa
những sai lệch đã xảy ra.
Có quan điểm cho rằng, kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn chỉnh
việc thực hiện nhằm đảm bảo cho các mục tiêu của hệ thống đợc hoàn thành một
cách có hiệu quả.
7
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Nh vậy, các quan điểm trên đều cho rằng kiểm tra là một quá trình, cốt lõi
của hầu hết mọi cuộc kiểm tra là một kiểu liên hệ ngợc nào đó và kế hoạch đợc coi
là cơ sở cho các cuộc kiểm tra. Từ đó, ta có khái niệm về kiểm tra đối với mạng
lới xe Bus:
Đó là quá trình dựa vào hệ thống thông tin chính thức và phi chính thức để
xem xét quá trình tổ chức và điều hành mạng lới xe Bus đợc thực hiện đến đâu, kết
quả ra sao so với mục tiêu đặt ra trong khi lập kế hoạch. Đồng thời để biết thái độ
của ngời dân đối với phơng án phát triển mạng lới xe Bus nh thế nào. Cũng từ quá
trình kiểm tra đó mà chủ thể quản lý phát hiện ra những vấn đề, các sai lệch để
điều chỉnh giúp cho hoạt động của mạng lới xe Bus đợc hiệu quả hơn, hoàn thiện
hơn.
1.2- Nội dung kiểm tra:
Bản chất của kiểm tra là phải xác định và sửa chữa đợc những sai lệch trong
hoạt động của hệ thống giao thông công cộng so với những mục tiêu kế hoạch đã
đề ra. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch vận tải hành khách công cộng có thể theo
từng quý, năm, theo tuyến đờng, loại xe và hình thức phục vụ,
- Kiểm tra chất lợng phục vụ hành khách trên các tuyến về giờ giấc, số tuyến,
giá vé và thái độ phục vụ,
- Kiểm tra các chứng từ ghi chép ban đầu về vận tải của các đơn vị vận tải
hành khách công cộng bằng xe Bus. Mặt khác, còn phải kiểm tra, giám sát ngay cả
đối với các lái xe, các nhân viên trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Nh vậy, kiểm tra là chức năng không thể thiếu trong công tác quản lý mạng l-
ới xe Bus. Nó chính là một nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt,
khẳng định sự đúng, sai, sự phù hợp hay không phù hợp của mục tiêu, phát hiện
các vấn đề trong hoạch định, tổ chức và điều hành,
Việc thiết lập hệ thống kiểm tra có khả năng cung cấp đầy đủ thông tin phản
hồi về mọi mặt hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng và kịp thời là một
công việc hết sức khó khăn. Các nhà quản lý luôn phải đối mặt với những câu hỏi:
Cần kiểm tra cái gì? Các cuộc kiểm tra cần đợc tiến hành thờng xuyên đến mức độ
nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ có thể gây tổn
hại nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống.
Sự cố gắng kiểm tra mọi yếu tố và hoạt động một cách qua thờng xuyên có
thể gây hoang mang và làm nản lòng các đối tợng quản lý, làm giảm uy tín của
những nhà quản lý, gây lãng phí thời gian, tiền bạc của hệ thống. Có những nhà
quản lý lại chỉ quan tâm đến những yếu tố dễ đo lờng (chẳng hạn nh số lợng hành
khách trên xe bus, mà bỏ qua những yếu tố khó đo lờng (nh sự hài lòng của khách
hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định). Đồng thời một số sai lệch so với các
tiêu chuẩn có ý nghĩa tơng đối nhỏ, một số khác có tầm quan trọng lớn hơn.
Những sai lệch nhỏ trong một hoạt động hay khu vực nào đó có thể quan trọng
hơn so với những sai lệch lớn trong hoạt động hay khu vực khác. Kết quả là trong
công tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào những khu vực, những hoạt động,
8
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
những con ngời có tầm quan trọng thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của hệ
thống. (các khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm tra thiết yếu).
Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó
việc giám sát và thu nhập thông tin phản hồi nhất định phải đợc thực hiện. Đó
chính là những điểm mà nếu tại đó những sai lệch không đợc đo lờng và điều
chỉnh kịp thời sẽ có ảnh hởng tới kết quả hoạt động của hệ thống. Chẳng hạn,
trong hệ thống giao thông công cộng bằng xe bus gồm nhiều tuyến trải khắp thành
phố. Tuy nhiên, trong mạng lới xe bus đó có những tuyến chính và tuyến phụ trợ.
Do đó, trong quá trình kiểm tra cần chú ý vào những tuyến hoạt động chính để
đảm bảo cho toàn bộ hệ thống hoạt động có hiệu quả.
Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, những khía cạnh yếu tố
mà doanh nghiệp cần phải hoạt động có hiệu quả cao để đảm bảo cho toàn bộ hệ
thống thành công.
Trong một hệ thống, thông thờng chỉ có một phần nhỏ mục tiêu hoạt động, sự
kiện con ngời là chiếm tầm quan trọng lớn đối với hệ thống.
Cần lu ý rằng, không có quy tắc nào để giúp các nhà quản lý lựa chọn những
điểm kiểm tra thiết yếu này vì những nét đặc trng trong chức năng, nhiệm vụ của
các loại cơ sở khác nhau vì sự đa dạng của những loại sản phẩm, dịch vụ đợc sản
xuất ra và vì sự khác nhau trong chính sách cũng nh kế hoạch của các doanh
nghiệp. Năng lực chọn lựa các điểm kiểm tra thiết yếu là một trong những nghệ
thuật của nhà quản lý bởi vì việc kiểm tra có đợc thực hiện tốt hay không là tuỳ
thuộc vào các điểm thiết yếu này.
Tuy nhiên, để có thể tự mình tìm ra các điểm thiết yếu trong kiểm tra, nhà
quản lý nên tự đặt ra cho mình các câu hỏi sau đây;
+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị mình?
+ Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?
+ Những điểm nào là điểm đo lờng tốt nhất sự sai lệch?
+ Những điểm nào là điểm giúp cho nhà quản lý biết ai là ngời chịu trách
nhiệm về sự thất bại?
+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kếm nhất?
+ Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu nhập thông tin cần thiết mà không phải
quá tốn kém?
1.3- Vai trò của kiểm tra:
1.3.1. Những yếu tố tạo nên sự cần thiết của kiểm tra.
Các hoạt động quản lý là quá trình thông tin và căn cứ vào những quyết định
mà hệ thống bị quản lý hoạt động, tuy nhiên mọi hệ thống luôn biến động theo
thời gian nên kiểm tra là công cụ chủ yếu để phát hiện sự không phù hợp nhằm kịp
thời điều chỉnh. Quyết định ra trớc, sự thực hiện đợc tiến hành sau, do đó quyết
định không hoàn toàn chính xác mà phải có quá trình kiểm tra để phát hiện tình
hình mới để bổ sung vào quyết định. Mặt khác, nếu công tác kiểm tra đợc thực
hiện đều đặn thì làm cho các đối tợng quản lý luôn luôn có ý thức chấp hành tốt
9
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
kỷ luật lao động và thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp cũng nh các tiêu chuẩn định
mức và quy định của cấp trên, đây chính là nhân tố thực hiện tiết kiệm trong quản
lý.
Nh vậy, một trong những nguyên nhân cơ bản làm cho công tác kiểm tra trở
nên cần thiết là vì những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đợc thực hiện nh ý
muốn. Các nhà quản lý cũng nh cấp dới của họ đều có thể mắc sai lầm và hệ thống
kiểm tra cho phép phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trớc khi chúng trở nên
nghiêm trọng, để mọi hoạt động của hệ thống đợc hoạt động theo đúng kế hoạch
đã đề ra.
Kiểm tra tạo ra chất lợng tốt hơn cho hoạt động. Quản lý chất lợng ngày nay
dẫn đến sự phát triển của kiểm tra và cũng làm thay đổi nhiều quan điểm, thái độ và
cách thức để đạt tới kiểm tra có hiệu quả. Nhờ kiểm tra, những sai lầm trong hoạt
động đợc phát hiện và sửa chữa kịp thời. Các nhà quản lý và nhân viên đều bị kiểm
tra và đợc trao quyền kiểm tra nên luôn tự hoàn thiện chính mình.
Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng.
Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trờng, các chính sách và pháp luật mới của
Nhà nớc đợc ban hành. Chức năng kiểm tra giúp cho các nhà quản lý có đợc
những phản ứng thích hợp trớc các vấn đề và cơ hội bằng cách giúp họ phát hiện
kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hởng đến kết quả hoạt động của tổ chức.
Kiểm tra góp phần bổ sung thêm giá trị cho các hoạt động thông qua những
kiến nghị đổi mới.
Kiểm tra góp phần mở rộng nền dân chủ trong quản lý, nâng cao công tác
phân quyền, uỷ quyền. Xu hớng hiện nay trong quản lý là nâng cao chế độ uỷ
quyền và khuyến khích nhân viên làm việc theo tinh thần hợp tác. Điều đó không
làm giảm trách nhiệm của những nhà quản lý nhng làm thay đổi tích chất của quá
trình kiểm tra. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, ngời quản lý xác định cả tiêu
chuẩn và phơng pháp để đạt đợc các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống hợp tác mới,
các nhà quản lý thông báo các tiêu chuẩn nhng họ cho phép nhân viên của mình
(cá nhân hay nhóm đợc vận dụng khả năng sáng tạo để quyết định phơng pháp giải
quyết vấn đề. Quá trình kiểm tra ở đây cho phép ngời quản lý giám sát sự tiến bộ
của nhân viên chứ không can thiệp vào công việc và phơng hại đến quá trình sáng
tạo của họ.
1.3.2. Mức độ cần thiết của kiểm tra.
Thuật ngữ kiểm tra thờng làm cho ta không thoải mái vì nó hình nh liên quan
tới việc ngăn cản quyền tự do hành động của mỗi ngời. Vào thời đại mà tính hợp
pháp của quyền lực bị đặt nhiều câu hỏi và xu thế hớng tới quyền tự do sáng tạo
cho các cá nhân đang đợc đẩy mạnh, khái niệm kiểm tra làm cho nhiều ngời khó
chịu. Mặc dù vậy, kiểm tra là cần thiết đối với mỗi hệ thống. Nhờ sự phát triển của
các kỹ thuật tin học, các phơng pháp kiểm tra đã trở nên chính xác và tinh vi và
các nhà quản lý luôn phải đối mặt với yêu cầu giải quyết mâu thuẫn giữa sự cần
thiết phải nâng cao quyền tự chủ của cá nhân với sự cần thiết của kiểm tra.
10
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Rõ ràng sự kiểm tra quá mức sẽ có hại đối với doanh nghiệp cũng nh với các
cá nhân vì nó gây ra bầu không khí căng thẳng, thiếu tin tởng lẫn nhau trong tập
thể, hạn chế và thậm chí làm triệt tiêu khả năng sáng tạo của con ngời. Nhng nếu
kiểm tra lỏng lẻo, tổ chức sẽ rơi vào tình trạng rối loạn, không tự biết mình đang
và sẽ ở đâu và nh vậy không thể hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên, mức độ kiểm
tra đợc coi là quá mức hay vừa phải phụ thuộc vào những hoàn cảnh và điều kiện
khác nhau. Ví dụ: Trong giờ cao điểm do lu lợng hành khách lớn nên các lái, phụ
xe luôn có t tởng thực hiện không đúng thời gian biểu và lộ trình để tranh giành
khách, vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ. Tuy nhiên, ở giờ thấp điểm thì việc kiểm
tra quá mức chặt chẽ có thể bị coi là không phù hợp. Sự kiểm tra quá mức còn gây
tác hại cho hệ thống vì tiêu tốn nhiều nguồn lực mà lợi ích thu đợc thì có thể
không phù hợp với chi phí. Đồng thời cần phải lu ý rằng việc giảm mức độ kiểm
tra không đồng nghĩa với việc tăng quyền tự chủ cuả các cá nhân. Hơn nữa việc
thiếu một hệ thống kiểm tra có hiệu quả có thể buộc các nhà quản trị phải giám sát
cấp dới của mình chặt chẽ hơn và nh vậy quyền tự chủ của những ngời này sẽ bị
giảm đi.
Nh vậy, nhiệm vụ của các nhà quản trị khi thiết lập hệ thống kiểm tra là xác
định sự cân đối tốt nhất giữa kiểm tra và quyền tự do của các cá nhân; giữa chi phí
cho kiểm tra và lợi ích do hệ thống này đem lại cho doanh nghiệp. Ngoài ra, vì tổ
chức, con ngời, môi trờng công nghệ luôn biến đổi, hệ thống kiểm tra hiệu quả đòi
hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục.
2. Bản chất của kiểm tra.
2.1- Kiểm tra là một hệ thống phản hồi.
Về cơ bản, cơ chế kiểm tra trong quản lý đợc xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống
phản hồi thờng thấy trong các hệ thống vật lý và sinh học. Có thể thấy rõ điều này khi xem
xét quá trình liên hệ ngợc trong kiểm tra đợc mô tả ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Vòng liên hệ ngợc của kiểm tra.
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy, hệ thống này thể hiện một cách toàn diện nội
dung của kiểm tra. Các nhà quản lý tiến hành đo lờng kết quả thực tế, so sánh các
kết quả đo lờng này với các tiêu chuẩn xác định và phân tích các sai lệch. Sau đó
để thực hiện đợc những điều chỉnh cần thiết họ phải đa ra một chơng trình cho
11
Kết quả
mong
muốn
Kết quả
thực tế
Đo lường
kết quả
thực tế
So sánh
với các
tiêu chuẩn
Thực hiện
điều chỉnh
Xây dựng
chương
trình điều
chỉnh
Phân tích
nguyên
nhân của
sai lệch
Xác định
các sai
lệnh
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
hoạt động điều chỉnh và thực hiện chơng trình này nhằm đi tới kết quả mong
muốn.
Xem xét vòng liên hệ ngợc của kiểm tra có thể thấy ở đây thời gian giữ vai
trò đặc biệt quan trọng. Các nhà quản lý biết càng sớm rằng các hoạt động mà họ
chịu trách nhiệm đang không đợc tiếp tục đi theo đúng kế hoạch thì họ càng mau
chóng ra đợc các tác động điều chỉnh. Việc sử dụng các công cụ kỹ thuật hiện đại
nh: máy tính, camera, cho phép xây dựng hệ thống thông tin theo thời gian thực,
hệ thống có thể cung cấp thông tin về các hoạt động tại thời điểm đang xảy ra. Ví
dụ, ở một số nớc trên thế giới ngời ta tiến hành lắp các máy camera trên các nút
giao thông chính của thành phố. Do đó, mỗi khi có xe buýt đi qua, nó sẽ đợc
truyền về trung tâm quản lý và điều hành giao thông công cộng và lúc đó các giám
sát viên sẽ biết đợc chiếc xe bus đó có đi đúng thời gian biểu và lộ trình không
Một số ngời coi hệ thống thông tin theo thời gian thực là phơng tiện hữu hiệu giúp
cho nhà quản lý có thể tiến hành kiểm tra đúng vào thời điểm xảy ra sai lệch so
với kế hoạch. Tuy nhiên theo bản chất của vòng liên hệ ngợc trong kiểm tra thì
quá trình kiểm tra nh vậy không thể thực hiện đợc (trừ trờng hợp đơn giản và khác
thờng nhất) vì một số nguyên nhân sau đây:
- Cho dù có thể thu nhập đợc số liệu về kết quả thực hiện theo thời gian thực
ngay lập tức so sánh đợc các số liệu này với các tiêu chuẩn, thậm chí có thể xác
định đợc các sai lệch thì việc phân tích nguyên nhân của sai lệch, đa ra các chơng
trình điều chỉnh và thực thi các chơng trình này thờng là những nhiệm vụ tốn
nhiều thời gian. Và vì vậy, trong phần lớn các trờng hợp của kiểm tra, thời gian
trễ là tất yếu. Chẳng hạn trong kiểm tra chất lợng sản phẩm có thể phải mất khá
nhiều thời gian để phát hiện những nguyên nhân tạo nên phế phẩm và cần nhiều
thời gian hơn nữa để đa các biện pháp điều chỉnh vào thực tế.
- Chi phí bỏ ra để xây dựng hệ thống thông tin theo thời gian thực có thể vợt
quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại.
Độ trễ của thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm tra chỉ dựa trên
những mối liên hệ ngợc từ đầu ra của hệ thống. Nó cho thấy tính không hiệu quả
của các dữ liệu lịch sử nh những dữ liệu thu đợc từ các báo cáo thống kê. Chẳng
hạn, có thể đã là quá chậm nếu các dữ liệu đó báo cáo cho các nhà quản lý vào
tháng 10 rằng các đơn vị tham gia hoạt động vận tải hành khách công cộng hoạt
động kém hiệu quả vào tháng 9 do các biện phap kiểm tra đợc thực hiện vào tháng
7. Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm tra có thể báo cho họ những vấn đề sẽ
nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định. Yêu cầu
đó làm ra đời hệ thống kiểm tra dự báo.
2.2- Kiểm tra là một hệ thống dự báo.
Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lờng đầu ra của quá trình, rồi đa vào hệ
thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu đợc kết quả
mong muốn tại chu kỳ sau. Bản chất của hệ thống đo đợc miêu tả trên hình 1.2.
12
Hệ thống
kiểm tra
Các giá trị mong
muốn của đầu ra
(Các tiêu chuẩn)
Đầu vào Quá trình
thực hiện
Đầu ra
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
t+1 t+1 t
Hình 1.2: Hệ thống phản hồi đơn giản
t t t + 1
Hình 1.3: Hệ thống kiểm tra dự báo
Ghi chú: Thông tin
Tác động điều chỉnh
t: Mốc thời gian
Trong hệ thống kiểm tra dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống để
khẳng định xem những đầu vào đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện theo đúng
kế hoạch hay không, nếu không thì những đầu vào hoặc cả quá trình trong hệ
thống sẽ đợc thay đổi để thu đợc kết quả mong muốn. Bản chất của hệ thống kiểm
tra dự báo đợc mô tả trên hình 1.3. Tuy nhiên, để thực hiện công việc lờng trớc
trong thực hành những đầu vào cần phải đợc quan sát kỹ. Trong các loại chơng
trình kiểm tra lờng trớc (dự báo ) tốt nhất, mô hình của các biến vào nên bao gồm
những đầu vào của mô hình hệ thống mà chúng có ảnh hởng quan trọng tới các
13
Các giá trị mong
muốn của đầu ra
(Các tiêu chuẩn)
Đầu vào Quá trình
thực hiện
Đầu ra
Hệ thống
kiểm tra
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
đầu vào chủ yếu. Ví dụ, sản lợng của hoạt động xe bus phụ thuộc vào lợng hành
khách trên tuyến, trong khi đó lợng hành khách này lại phụ thuộc vào sở thích và
nhu cầu của ngời dân. Đến lợt nhu cầu đi lại của ngời dân lại phụ thuộc vào nhiều
yếu tố khác nữa.
Một trong những vấn đề của toàn bộ hệ thống kiểm tra lờng trớc là sự cần
thiết phải quan sát những gì gây ra các "lộn xộn". Tuy nhiên do môi trờng quản lý
luôn biến động nên có những yếu tố không đợc xét tới trong mô hình đầu vào nh-
ng nó lại có thể ảnh hởng tới hệ thống và tới các kết quả mong muốn. Vì vậy, việc
giám sát đầu vào thờng lệ cần phải đợc bổ trợ thêm bằng cách quan sát và xét tới
những "lộn xộn" bất thờng và không mong đợi.
Có thể nói rằng, hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống
liên hệ ngợc. Nhng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào của hệ thống sao cho
những tác động điều chỉnh có thể đợc thực hiện trớc khi đầu ra của hệ thống bị
ảnh hởng. Tuy nhiên, ngay cả với hệ thống lờng trớc không có một ai phủ nhận là
nhà quản lý sẽ vẫn muốn đo lờng cái ra cuối cùng của hệ thống, bởi vì không có
cái gì có thể hy vọng rằng nó làm việc cái ta mong muốn. Để xây dựng đợc một hệ
thống kiểm tra dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số yêu cầu sau:
- Thực hiện phân tích kỹ càng hệ thống, lập kế hoạch và kiểm tra cũng nh các
đầu vào quan trọng.
- Đa ra mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra.
- Mô hình phải đợc xem xét lại thờng xuyên sao cho đầu vào, đầu ra và mối
liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại.
- Thu thập các dữ liệu và các đầu vào một cách đều đặn và đặt chúng vào mô
hình.
- Đánh giá thờng xuyên những sai lệch của đầu vào thực tế so với kế hoạch
và ảnh hởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng.
- Tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và cả quá trình để điều chỉnh
sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu.
Trong thực tế hệ thống kiểm tra có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm tra
kết quả thực tế và kiểm tra dự báo.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét